Co to jest onboarding pracownika?
Welcome book może być świetnym narzędziem w procesie onboardingu pracowników. Nazwa „onboarding” pochodzi z języka angielskiego, gdzie w wolnym tłumaczeniu oznacza przyjęcie na pokład. Jeśli chcesz, aby nowy pracownik sprawnie wdrożył się w swoje obowiązki i pozostał w Twojej organizacji na dłużej, zadbaj o odpowiednie przygotowanie go do wejścia w nowe środowisko.
Chociaż proces onboardingu zaczyna się jeszcze na etapie rekrutacji, a szczególnie jej ostatniego etapu, kluczowe są wszystkie kolejne etapy wprowadzenia pracownika do firmy.
Zmiana u każdego człowieka powoduje wyjście ze strefy komfortu. Wymaga dopasowania, odpowiedniego nastawienia i nauczenia się nowych obowiązków.
Metody onboardingu.
Są sposoby, aby ułatwić pracownikom ten proces. Pracodawca powinien w pierwszych dniach wspierać pracownika i w pewnym sensie „prowadzić go za rękę”.
Badania wykazują, że nawet 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, kiedy na początku ich pracy uczestniczą w onboardingu. Pracownik podczas procesu onboardingu powinien poznać poza strukturą organizacyjną firmy, także jej wizję, misję i cele. Istotne są też kwestie bezpieczeństwa, procedury dotyczące obiegu dokumentów czy sposobu komunikacji wewnętrznej. Ważne są też informacje dotyczące kultury organizacyjnej czy planowania urlopów.
Jednym z narzędzi, który pomoże pracownikowi usystematyzować wiedzę, jest Welcome Book, czyli poradnik dla nowego pracownika.
Co to jest Welcome Book?
Aby zebrać wszystkie najważniejsze informacje, z którymi pracownik powinien się zapoznać podczas pierwszych dni w nowej pracy, najlepiej jest je zapisać. Welcome Book można najprościej określić jako folder, książeczkę informacyjną, zawierającą najistotniejsze dla każdego pracownika informacje.
Co zawiera Welcome Book?
Warto zawrzeć w nim informacje o historii firmy. Firmy, które pokazują, w jaki sposób dotarły do miejsca, w którym się znajdują i nie wstydzą się mówić o ścieżce, którą przeszły wzbudzają większe zaufanie także u swoich pracowników.
Umieść informacje o zakresie działalności Twojej firmy. Z reguły pracownik, składając aplikację do konkretnej firmy, wie czym dana organizacja się zajmuje. Bywa jednak, że zakres działalności jest na tyle szeroki, że warto wspomnieć o tym w poradniku dla nowych pracowników.
Rozdział ten może być tożsamy z zakładką „o firmie” znajdującej się np. na stronie internetowej przedsiębiorcy.
Pisaliśmy o tym w tym artykule.
Opisz strukturę organizacyjną firmy
Warto przedstawić strukturę organizacyjną organizacji, czyli wymienić działy w firmie, krótko opisać czym się zajmują i jak się z nimi skontaktować. W dobrym tonie jest przedstawić osoby decyzyjne, właścicieli firmy.
Przedstaw zespół
Firma to przede wszystkim ludzie. Ich zaangażowanie w organizacji jest często kluczowym elementem prowadzącym do intensywnego rozwoju firmy. Ważne jest, aby przedstawiając zespół pisać o jego zaletach, umiejętnościach. W firmie, w której pracują zaangażowani i zgodni pracownicy łatwiej znaleźć miejsce dla siebie.
Dress Code i integracja
Warto też wspomnieć o kulturze organizacyjnej. Jeśli w Twojej firmie obowiązuje dress code bądź sytuacje, które wymagają zachowania pewnych zasad, także powinny znaleźć się w poradniku dla nowego pracownika. Powinna znaleźć się też informacja o obowiązkowej odzieży pracowniczej.
Uwzględnij sytuacje zwyczajowe. Jeśli w Twojej firmie obchodzone są urodziny pracowników, napisz o tym, w jaki sposób odbywa się świętowanie. Wspomnij o organizowanych spotkaniach cyklicznych, integracyjnych, zasadach planowania urlopów.
Welcome Book – wzór
Nie można określić jednolitego wzoru czy szablonu na Welcome Book-a dla nowych pracowników. Każda z publikacji będzie inna. Najważniejsze, aby była dopasowana do struktury organizacyjnej firmy, jej wielkości i charakteru.
Poradnik dla nowego pracownika powinien być spójny z identyfikacją wizualną firmy, w końcu to jeden z pierwszych elementów, z którymi Twój nowy pracownik będzie miał kontakt.
Welcome Book może przyjąć różne formy. Dobrze gdy jest możliwie uniwersalny, czyli zawiera informacje, z którymi powinien zaznajomić się każdy nowy pracownik bez względu na obejmowane stanowisko i wykonywane w firmie obowiązki.
Dystrybucja Welcome Book-a.
W firmach, w których zatrudnia się głównie pracowników produkcyjnych, którzy nie zawsze w swojej pracy mają stały dostęp do komputera, warto zainwestować w wersje drukowane. Welcome Book może przyjąć też formę dokumentu w formacie pdf. Ta opcja świetnie sprawdza się w przypadku pracowników biurowych.
Ile stron powinien mieć Welcome Book?
Poradnik dla nowego pracownika można przygotować w mniejszych lub bardziej rozszerzonych formatach. Jeśli struktura organizacyjna firmy nie jest bardzo rozbudowana, forma może być także okrojona. Czasem wystarczy zawrzeć najważniejsze informacje w ulotce bądź broszurze informacyjnej. Jeśli natomiast ilość treści, jaką chcemy zawrzeć, jest obszerna, należy przemyśleć szerszą publikację w formie folderu, czy książeczki.
Jeśli chcesz podarować swoim nowym pracownikom Welcome Book, skontaktuj się ze mną. Zaprojektujemy go specjalnie dla Ciebie.